Silent grouping – mój patent na błyskawiczną wycenę projektu

silent grouping

Jak zgrubnie wycenić projekt, user stories bądź „ficzer” – szybko, bez nadmiernego zagłębiania się w szczegóły i angażowania zespołu projektowego? Silent grouping to technika, dzięki której Twój zespół skutecznie oszacuje wielkość prac w zaledwie kilka minut.

Czym jest silent grouping?

Silent grouping to technika facylitacji polegająca na grupowaniu przez zespół powiązanych ze sobą elementów, w ciszy, bez komunikowania się ze sobą. Stosuje się ją, aby ułatwić zespołowi przetwarzanie dużych ilości informacji (np. szczegółowy zakres projektu). I choć przez wielu uważana jest za metodę prowadzenia retrospektywy, Ken Power proponuje wykorzystanie jej do wyceny projektów (generalnie: sesji estymacyjnych). Ja również właśnie w taki sposób jej używam.

Na czym polega metoda silent grouping?

Niezależnie od zastosowania, silent grouping można opisać jako krótki (w moim przypadku maksymalnie 60-90 minut) warsztat złożony z następujących części:

Część warsztatuCharakterystyka
WprowadzenieUstalenie zasad, celu warsztatu, przekazanie grupie niezbędnych informacji
Samodzielne przyporządkowywanieCzłonkowie zespołu samodzielnie (w ciszy) grupują elementy (np. karteczki sticky notes)
Grupowe przyporządkowywanieCzłonkowie zespołu weryfikują (w ciszy) przyporządkowane elementy
Podsumowanie i dyskusjaZespołowe wyjaśnianie wątpliwości, nanoszenie zmian w przyporządkowaniach
Źródło: opracowanie własne na podstawie kenpower.ie

Przebieg mojej sesji estymacyjnej silent grouping

Jak już wspomniałem, osobiście używam techniki silent grouping do szybkiej wyceny projektów, zgrubnej estymacji user stories i innych elementów product backlogu. Metodę tę z powodzeniem stosuję zarówno on-site (w biurze, gdy cały zespół przebywa w jednej sali), jak i w warunkach zdalnych – np. za pomocą tablicy Miro. Przebieg mojej wersji warsztatu, mimo że odzwierciedla ogólne etapy zaproponowane przez Kena Powera, jest nieco inny – wypracowany na własnych doświadczeniach.

Organizacja warsztatu

Do przeprowadzenia sesji silent grouping potrzebne będą nam:

  • 90 minut,
  • tablica typu whiteboard (warsztat on-site) bądź tablica wirtualna (np. Miro – warsztat zdalny),
  • lista zagadnień będących przedmiotem wyceny (zadanie, epic, user story, element zakresu projektu) – zgodnie z granulacją, według której zamierzamy dokonać wyceny,
  • karteczki typu sticky notes (warsztat 0n-site) bądź karteczki wirtualne (warsztat zdalny), z naniesionymi wcześniej nazwami zagadnień,
  • naklejki (np. czerwone kropki) bądź jakakolwiek alternatywa (mniejsze sticky notes, mazaki etc.) – do oznaczania karteczek,
  • facylitator warsztatu,
  • osoba bądź osoby (np. Product Owner, Analityk, Project Manager, UX Designer, wybrany członek zespołu itp.) do przedstawienia wycenianych zagadnień,
  • zespół (uczestnicy warsztatu).
Tablica do warsztatu silent grouping. Źródło: opracowanie własne

1. Wprowadzenie (5 minut)

Facylitator warsztatu prezentuje jego cel, agendę oraz zasady. Dobra praktyką jest ich wcześniejsze spisanie i rozesłanie przed rozpoczęciem spotkania. Najważniejsze, aby uczestnicy sesji rozumieli, że (poza określonymi fragmentami) komunikacja w zespole jest zabroniona i że poziom ich wiedzy o estymowanych zagadnieniach ograniczy się do ogólnych założeń.

2. Prezentacja zakresu (30 minut)

Osoba bądź osoby odpowiedzialne za zakres projektu (w moim przypadku najczęściej Product Owner, analityk, architekt bądź UX designer) prezentują zespołowi kolejne zagadnienia. W detalach takich, na jakie pozwala czas i aktualny stan opracowania danego tematu (są to często bardzo wstępne koncepcje rozwiązań).

Na każde zagadnienie przypada określony limit czasowy (np. 3 minuty), podczas którego zespół nie zabiera głosu, odnotowując ewentualne pytania i wątpliwości (na rozwianie których przyjdzie czas w kolejnej części warsztatu).

3. Pytania zespołu (10 minut)

Zespół zadaje uprzednio wynotowane pytania – oczywiście w miarę dostępnego czasu. Nie nakładam na pytających limitów czasowych, staram się jednak facylitować tę część sesji w taki sposób, aby większość wątpliwości miała szansę zostać rozwiana.

4. Silent grouping (10 minut)

Członkowie zespołu w zupełnej ciszy, nie komunikując się ze sobą, grupują przygotowane wcześniej karteczki z zagadnieniami, przesuwając je w obszary określające wielkość tematów. Każdy z uczestników warsztatu po prostu chwyta przypadkową sticky note i przykleja ją w adekwatne według niego miejsce. Następnie robi to samo z kolejnymi karteczkami.

Grupowanie tematów. Źródło: opracowanie własne

Gdy wszystkie zagadnienia są już pogrupowane, zespół przegląda umiejscowienie sticky notes i w razie potrzeby nanosi zmiany. To zupełnie w porządku (sytuacja pożądana!) jeśli osoba Y przekleja do grupy „Large” zagadnienie przyporządkowane wcześniej przez osobę X do grupy „Small”. Na tym właśnie polega to ćwiczenie: członkowie zespołu w ciszy przesuwają karteczki według własnego uznania, tak długo aż sytuacja na tablicy ustabilizuje się bądź skończy się czas.

Uwaga: jako że mój zespół na co dzień estymuje zadania za pomocą Story Points, opartych na ciągu Fibonacciego, podczas warsztatu silent grouping najczęściej stosuję przedziały (oczywiście w razie potrzeby dostosowując je bieżących potrzeb):

  • XS: mniejsze niż 5 SP,
  • S: 5-13 SP,
  • M: 13-21 SP,
  • L: 21-34 SP,
  • XL: 34-55 SP,
  • XXL: 55+ SP.

5. Głosowanie (5 minut)

Na tym etapie – również przebiegającym w zupełnej ciszy – cały zespół zaznajamia się z układem na tablicy (jednak już niczego nie przesuwając). Za pomocą naklejek (np. czerwonych kropek) każdy z uczestników zaznacza te zagadnienia, które następnie chciałby wyjaśnić podczas otwartej dyskusji.

W zależności od liczby uczestników i tematów, ograniczam pulę naklejek do np. 5 sztuk na osobę. Jedna osoba może przykleić kilka naklejek na tę samą karteczkę – aby jeszcze bardziej spriorytetyzować ją w dyskusji.

Oznaczanie karteczek budzących wątpliwości. Źródło: opracowanie własne

6. Dyskusja w zespole (15 minut)

Facylitator spotkania zlicza naklejki i ustala kolejność omawiania tematów – począwszy od tego, który otrzymał największą ilość głosów. Zespół rozmawia i wyjaśnia wątpliwości, w razie potrzeby przesuwając zagadnienia na tablicy – na tym etapie wyłania się jej ostateczny kształt.

7. Wycena projektu (10 minut)

Aby podsumować wycenę, czyli określić np. szacowaną wielkość i długość projektu, dla każdego z przedziałów wraz z zespołem przyjmujemy wartość reprezentacyjną (coś w rodzaju mediany, jednak określamy ją „na oko” – w zależności czy w danym przedziale dominują większa bądź mniejsze zagadnienia). Przykład: 40 SP dla przedziału XL (34-55 SP).

Następnie mnożymy liczbę zagadnień w danej grupie przez wartość reprezentacyjną. W ten sposób otrzymujemy oszacowanie dla całej grupy. Czynność tę powtarzamy dla wszystkich grup. Suma oszacowań każdej z nich to wycena naszego projektu.

Jak wykorzystać ją do zaplanowania prac i budowy harmonogramu projektu? Nic prostszego: wystarczy zestawić naszą wycenę z velocity zespołu, czyli jego prędkością (średnią liczbą story points, które zespół spala w jednym sprincie).

Wycena projektu metodą silent grouping. Źródło: opracowanie własne

Dlaczego to działa?

Silent grouping pozwala błyskawicznie wycenić projekt bądź jakąkolwiek inną inicjatywę. Jednak co sprawia, że ta metoda w ogóle jest skuteczna?

  • jest bardzo prosta w przygotowaniu, zrozumieniu i przeprowadzeniu,
  • to forma, która na każdym etapie angażuje wszystkich członków zespołu – wszyscy czują się odpowiedzialni za końcowy rezultat,
  • silent grouping jest techniką dość mocno facylitowaną,
  • uczestnicy warsztatu skupiają się na sprawach najistotniejszych, pomijając czasochłonne i często zbędne detale,
  • ograniczona komunikacja (cisza) sprzyja skupieniu i oszczędza czas (niweluje zbyt obszerne dyskusje i domysły).

Kiedy stosować silent grouping?

Osobiście stosuję silent grouping zawsze wtedy, gdy potrzebuję określić wielkość prac projektowych z wyprzedzeniem. Stanowi on doskonałe uzupełnienie Product Backlog Refinementu. Koszt warsztatu jest znikomy, a bardzo przydaje się np. przy planowaniu wydań czy etapów projektu. Zwłaszcza w środowisku Agile i rozliczeniach typu time & material (tj. wtedy, gdy zmiana jest czymś naturalnym i skupienie na detalach nie ma większego sensu).

Gdy celem jest zbudowanie dokładnej wyceny i harmonogramu projektu, silent grouping oczywiście nie zastąpi dogłębnej analizy tematu. Proponuję stosować go wówczas na początkowym etapie prac – do wstępnego rozpoznania i ustalenia rzędu wielkości projektu.

Co sądzisz o metodzie silent grouping? Koniecznie powiedz o tym w komentarzu!

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.